BASIS DATA
Sistem berkas atau pengarsipan adalah :Suatu system untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file yang digunakan.
Basis data (bahasa Inggris: database), adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik dan saling berhubungan satu sama lain/DBMS.
DBMS adalah paket perangkat lunak yang didesain untuk melakukan penyimpanan dan pengaturan basis data.
Ciri-ciri data didalam database :
Database merupakan kumpulan dari berbagai macam file dari aplikasi-aplikasi yang berbeda, yang disusun dengan cara menghilangkan bagian-bagian yang rangkap (redundant).
HARDWARE
Terdiri dari semua peralatan perangkat keras komputer yang digunakan untuk pengelolaan sistem database berupa:
Peralatan untuk penyimpanan database, yaitu secondary storage (harddisk, disket, flash disk, CD)
Peralatan input (keyboard, scanner, kamera digital) dan output (printer, layar monitor)
Peralatan komunikasi data (ethernet card, modem)
Software
Berfungsi sebagai perantara (interface) antara pemakai dengan data physik pada database.
Software pada sistem database dapat berupa:
    Database Management System (DBMS), yang menangani akses terhadap database, sehingga pemakai tidak perlu memikirkan proses penyimpanan dan pengelolaan data secara detail
    Program-program aplikasi dan prosedur-prosedur
User
Pemakai database dibagi atas 3 klasifikasi, yaitu:
1.    Database Administrator (DBA), yaitu:
Orang/team yang bertugas mengelola sistem database secara keseluruhan
1.    Programmer, yaitu:
Orang/team yang bertugas membuat program aplikasi yang mengakses database, dengan menggunakan bahasa pemrograman, seperti Clipper, VB, Oracle baik secara batch maupun online untuk berinteraksi dengan komputer
1.    End-user, yaitu:
Orang yang mengakses database melalui terminal, dengan menggunakan query-language atau program aplikasi yang dibuatkan oleh programmer.
TUJUAN SISTEM BASIS DATA
    MENCEGAH DATA REDUDANCY DAN INCONSISTENCY
    MEMPERMUDAH DALAM MELAKUKAN AKSES TERHADAP DATA
    MEMPERTIMBANGKAN DATA ISOLATION
    MENCEGAH CONCURENT ACCESS ANOMALY
    MEMPERTIMBANGKAN MASALAH KE-AMANAN DATA
    MEMPERTIMBANGKAN MASALAH INTEGRITAS
Kelebihan Sistem Basis Data
1.  Kecepatan dan kemudahan (speed)
Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan metematika.
2.  Kebersamaan pemakai
Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user san banyak aplikasi. Untuk data-data yang diperlukan oleh banyak orang/bagian. Tidak perlu dilakukan pencatatan dimasing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai bersama.
3.    Pemusatan control data
karena cukup dengan satu basis data unutk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakuan di satu tempat saja.
4.   Efesiensi ruang penyimpanan (space)
Dengan pemakain bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan diberbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan data yang dimilikioleh sebuah organisasi.
5.   Keakuratan (Accuracy)
Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antara data, dan lain-lain, dapat menekan keakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data.
6.   Ketersediaan (availability)
Dengan basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke tempat lain.
Kekurangan Sistem Basis Data
1. Lebih Mahal
2. Proses back up cukup memakan waktu.
3. Bila ada akses yang tidak benar, kerusakan dapat terjadi.
4. Sistem lebih rumit, sehingga memerlukan tenaga spesial.
Model Entity Relationship
Adalah representasi logika dari data
pada suatu organisasi atau area bisnis
tertentu dengan menggunakan Entity
dan Relationship.
    Entitas
Sekumpulan obyek yang mempunyai karakteristik sama dan bisa dibedakan dari lainnya. Obyek dapat berupa barang, orang, tempat atau suatu kejadian
Missal : pegawai, mobil, nilai dsb
    Atribut
Deskripsi data yang bisa mengidentifikasikan entitas
Misal : entitas mobil adalah no. mobil, merk mobil,
warna mobil dsb.
    Field
Lokasi penyimpanan untuk salah satu elemen data
Atribut.
    Record
Kumpulan dari field yang berhubungan satu sama
lain .
    File
Kumpulan dari record yang menggambarkan himpunan Entitas
    Basis Data
Kumpulan file yang digunakan oleh program aplikasi serta membentuk hubungan tertentu di antara record-record di file-file tersebut
    Key
    Elemen Record yang dipakai untuk menemukan Record tersebut pada waktu akses
    Jenis-jenis key:
Primary key, and Secondary key.
OTOMATISASI KANTOR (OA)
OTOMATISASI KANTOR, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.
SISTEM ELEKTRONIK FORMAL, didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.
SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL, tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.
Para pengguna OA :
1.    Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2.    Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
3.    Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
4.    Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
APLIKASI OTOMATISASI KANTOR :
•    Pengolahan kata (word Processing).
•    Surat elektronik (electronic mail).
•    Voice mail.
•    Kalender elektronik (electronic calendaring).
•    Konfrensi audio.
•    Konfrensi video.
•    Konfrensi komputer.
•    Transmisi faximile (FAX)
•    Videotex.
•    Desktop publishing.
1. PENGOLAHAN KATA
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak .
Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. SURAT ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional.
3. VOICE MAIL
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
4. KALENDER ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.
Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
5. KONFRENSI AUDIO
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
Daya tarik konfrensi audio :
1.    Biaya peralatan yang diperlukan berada dalam jangkauan hampir semua perusahaan.
2.    Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
3.    Dapat disiapkan dalam beberapa menit.
Membuat konfrensi audio lebih efisien :
1.    Orang yang mengorganisasikan konfrensi harus bertindak sebagai moderator.
2.    Jumlah peserta tidak terlalu banyak.
3.    Salinan dari agenda konfrensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, mungkin dengan menggunakan FAX.
4.    Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya.
5.    Rekaman konfrensi harus disimpan.
6.    Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para peserta.
6. KONFRENSI VIDEO
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Konfigurasi dasar konfrensi video :
•    Video satu arah dan audio satu arah, sinyal video dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerima.
Co. : pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di beberapa tempat.
•    Video satu arah dan audio dua arah, kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
•    Video dan audio dua arah, komunikasi berlangsung dua arah. Cara ini merupakan penggunaan elektronik yang paling mahal.
7. KONFRENSI KOMPUTER
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
8. TRANSMISI FAXIMILE
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
9. VIDEOTEX
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan
10. DESKTOP PUBLISHING
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Aplikasi Desktop Publishing terbagi dalam 3 area :
•    Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
•    Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
•    Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.