Pendidikan

Internet

E-Commerce

E-Commerce adalah sebuah bentuk transaksi yang berhubungan dengan aktivitas komersial, baik iti organisasi maupun individual yang berdasarkan pengolahan dan transmisi data yang terdigitalisasi, termasuk teks, suara dan gambar visual. Pada umumnya e-commerce mengacu pada aplikasi perdagangan yang menggunakan media internet untuk melakukan transaksi online,seperti untuk belanja produk dan jasa. Contohnya terjadi ketika konsumen mengorder, produk berwujud maupun tidak berwujud melalui internet. Jenis-jenis E-commerce Kegiatan E-commerce mencakup banyak hal, untuk menbedakannya e-commerce dibedakan menjadi 4 bagian

1.      B2B (Business to Business)

Hal ini berarti kedua pihak perusahaan melakukan transaksi bisnis dalam menjalankan usahanya.

2.      B2C (Business to Consumer)

Definisi ini berarti transaksi e-commerce merupakan transaksi di mana para pembeli merupakan konsumen individu.

3.      C2C (Consumer to Consumer)

Disini konsumen menjual secara langsung satu sama lain melalui iklan elektronik atau situs pelanggan.

4.      C2B (Consumer to Business)

Dalam kategori ini individu menjual barang-barang atau jasa ke perusahaan.

Ruang Lingkup E-Commerce

a.       ELECTRONIC BUSINESS

merupakan lingkup aktivitas perdagangan secara elektronik dalam arti luas.

b.      ELECTRONIC COMMERCE

c.       merupakan lingkup perdagangan yang dilakukan secara elektronik, dimana didalamnya termasuk:            

-Perdagangan via internet (Internet Commerce)

-Perdagangan dengan fasilitas Web Internet (Web-Commerce)

-Perdagangan dengan fasilitas pertukaran data terstruktur secara elektronik (Electronic Data Interchange/EDI

perbedaan mendasar antara proses manual dengan e-commerce.

Proses Bisnis Manual

Proses Bisnis e- commerce

Pada proses dengan e commerce terjadi efisiensi pada penggunaan fax, pencetakan dokumen, entry ulang dokumen, serta jasa kurir. Efisiensi tersebut akan menunjukkan pengurangan biaya dan waktu/kecepatan proses. Kualitas transfer data pun lebih baik, karena tidak dilakukan entry ulang yang memungkinkan terjadinya human error.

Komponen E-commerce

Pada e-commerce terdapat mekanisme-mekanisme tertentu yang unik dan berbeda dibandingkan dengan mekanisme-mekanisme yang terdapat pada traditional commerce. Dalam mekanisme pasar e-commerce, terdapat beberapa komponen yang terlibat, yakni

1.      Customer

Customer merupakan para pengguna internet yang dapat dijadikan sebagai target pasar yang potensial untuk diberikan penawaran berupa produk, jasa atau informasi oleh para penjual.

2.      Penjual

Penjual merupakan pihak yang menawarkan produk, jasa, atau informasi kepada para customer baik individu maupun organisasi. Proses penjualan dapat dilakukan secara langsung melalui website yang dimiliki oleh penjual tersebut atau melalui marketplace.

3.      Produk

Salah satu perbedaan anara e-commerce dengan traditional commerce terletak pada produk yang dijual. Pada dunia maya, penjual dapat menjual produk digital. Produk digital yang dapat dikirimkan secara langsung melaui internet.

4.      Infrastruktur

Infrastruktur pasar yang menggunakan media elektronik meliputi perangkat keras, perangkat lunak dan juga sistem jaringannya.

5.      Front end

Front endmerupakan aplikasi web yang dapat berinteraksi dengan pengguna secara langsung. Beberapa proses bisnis pada front end ini antara lain portal penjual, katalog, elektronil, shopping, cart, mesin pencari dan payment gateway.

6.      Back end

Back end merupakan aplikasi yang secara tidak langsung mendukung aplikasi front end. Semua aktivitas yang berkaitan dengan pemesanan barang, manajemen inventori, proses pembayaran, packinging, dan pengiriman barang termasuk dalam bisnis proses back end.

7.      Intermediary

Intermediary merupakan pihak ketiga yang menjembatani antara produsen dengan konsumen. Online intermediary membantu mempertemukan pembeli dan penjual, menyediakan infrastruktur, serta membantu penjual dan pembeli dalam menyelesaikan proses transaksi.

8.      Partner bisnis lain

Partner bisnis merupakan pihak selain intermediary yang melakukan kolaborasi dengan produsen.

9.      Support services

Ada banyak support services yang saat ini beredar di dunia mulai dari sertifikasi dan trust service, yang menjamin keamanan sampai pada knowledge provider.

Manfaat Menggunakan E-Commerce

Beberapa manfaat e-commerce yang dapat diperoleh dari pelaksanaannya antara lain adalah sebagai berikut :

1.      Revenue Steam (aliran pendapatan) baru yang mungkin lebih menjanjikan, yang tidak bisa ditemui di sistem transaksi tradisional.

2.      Dapat meningkatkan Market Exposure (pangsa pasar).

3.      Menurunkan tingkat biaya operasional (Operating Cost).

4.      Melebarkan jangkuan.

5.      Meningkatkan Custumer Loyality

Kelemahan E-commerce

Meskipun e-commerce merupakan sistem yang menguntungkan karena dapat mengurangi biaya transaksi bisnis dan dapat memperbaiki kualitas pelayan pada pelanggan, namun e-commerce dan semua infrastrukturnya akan mudah sekali di salah gunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Dari segi pandang bisnis, penyalahgunaan dan kegagalan sistem yang terjadi adalah antara lain sebagai berikut :

1. Penipuan dengan cara pencurian identitas dan membohongi pelanggan.

2.Hukum yang kurang berkembang dalam e-commerce ini

(Dikutip dalam Laporan Skripsi "Sistem Informasi Penjualan Berbasis WEB (e-Commerce) Menggunakan Joomla Pada Mutiara Fashion", Elizaandayani Gintin,(2013))

BASIS DATA
Sistem berkas atau pengarsipan adalah :Suatu system untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file yang digunakan.
Basis data (bahasa Inggris: database), adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik dan saling berhubungan satu sama lain/DBMS.
DBMS adalah paket perangkat lunak yang didesain untuk melakukan penyimpanan dan pengaturan basis data.
Ciri-ciri data didalam database :
Database merupakan kumpulan dari berbagai macam file dari aplikasi-aplikasi yang berbeda, yang disusun dengan cara menghilangkan bagian-bagian yang rangkap (redundant).
HARDWARE
Terdiri dari semua peralatan perangkat keras komputer yang digunakan untuk pengelolaan sistem database berupa:
Peralatan untuk penyimpanan database, yaitu secondary storage (harddisk, disket, flash disk, CD)
Peralatan input (keyboard, scanner, kamera digital) dan output (printer, layar monitor)
Peralatan komunikasi data (ethernet card, modem)
Software
Berfungsi sebagai perantara (interface) antara pemakai dengan data physik pada database.
Software pada sistem database dapat berupa:
    Database Management System (DBMS), yang menangani akses terhadap database, sehingga pemakai tidak perlu memikirkan proses penyimpanan dan pengelolaan data secara detail
    Program-program aplikasi dan prosedur-prosedur
User
Pemakai database dibagi atas 3 klasifikasi, yaitu:
1.    Database Administrator (DBA), yaitu:
Orang/team yang bertugas mengelola sistem database secara keseluruhan
1.    Programmer, yaitu:
Orang/team yang bertugas membuat program aplikasi yang mengakses database, dengan menggunakan bahasa pemrograman, seperti Clipper, VB, Oracle baik secara batch maupun online untuk berinteraksi dengan komputer
1.    End-user, yaitu:
Orang yang mengakses database melalui terminal, dengan menggunakan query-language atau program aplikasi yang dibuatkan oleh programmer.
TUJUAN SISTEM BASIS DATA
    MENCEGAH DATA REDUDANCY DAN INCONSISTENCY
    MEMPERMUDAH DALAM MELAKUKAN AKSES TERHADAP DATA
    MEMPERTIMBANGKAN DATA ISOLATION
    MENCEGAH CONCURENT ACCESS ANOMALY
    MEMPERTIMBANGKAN MASALAH KE-AMANAN DATA
    MEMPERTIMBANGKAN MASALAH INTEGRITAS
Kelebihan Sistem Basis Data
1.  Kecepatan dan kemudahan (speed)
Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan metematika.
2.  Kebersamaan pemakai
Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user san banyak aplikasi. Untuk data-data yang diperlukan oleh banyak orang/bagian. Tidak perlu dilakukan pencatatan dimasing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai bersama.
3.    Pemusatan control data
karena cukup dengan satu basis data unutk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakuan di satu tempat saja.
4.   Efesiensi ruang penyimpanan (space)
Dengan pemakain bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan diberbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan data yang dimilikioleh sebuah organisasi.
5.   Keakuratan (Accuracy)
Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antara data, dan lain-lain, dapat menekan keakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data.
6.   Ketersediaan (availability)
Dengan basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke tempat lain.
Kekurangan Sistem Basis Data
1. Lebih Mahal
2. Proses back up cukup memakan waktu.
3. Bila ada akses yang tidak benar, kerusakan dapat terjadi.
4. Sistem lebih rumit, sehingga memerlukan tenaga spesial.
Model Entity Relationship
Adalah representasi logika dari data
pada suatu organisasi atau area bisnis
tertentu dengan menggunakan Entity
dan Relationship.
    Entitas
Sekumpulan obyek yang mempunyai karakteristik sama dan bisa dibedakan dari lainnya. Obyek dapat berupa barang, orang, tempat atau suatu kejadian
Missal : pegawai, mobil, nilai dsb
    Atribut
Deskripsi data yang bisa mengidentifikasikan entitas
Misal : entitas mobil adalah no. mobil, merk mobil,
warna mobil dsb.
    Field
Lokasi penyimpanan untuk salah satu elemen data
Atribut.
    Record
Kumpulan dari field yang berhubungan satu sama
lain .
    File
Kumpulan dari record yang menggambarkan himpunan Entitas
    Basis Data
Kumpulan file yang digunakan oleh program aplikasi serta membentuk hubungan tertentu di antara record-record di file-file tersebut
    Key
    Elemen Record yang dipakai untuk menemukan Record tersebut pada waktu akses
    Jenis-jenis key:
Primary key, and Secondary key.
OTOMATISASI KANTOR (OA)
OTOMATISASI KANTOR, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.
SISTEM ELEKTRONIK FORMAL, didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.
SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL, tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.
Para pengguna OA :
1.    Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2.    Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
3.    Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
4.    Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
APLIKASI OTOMATISASI KANTOR :
•    Pengolahan kata (word Processing).
•    Surat elektronik (electronic mail).
•    Voice mail.
•    Kalender elektronik (electronic calendaring).
•    Konfrensi audio.
•    Konfrensi video.
•    Konfrensi komputer.
•    Transmisi faximile (FAX)
•    Videotex.
•    Desktop publishing.
1. PENGOLAHAN KATA
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak .
Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. SURAT ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional.
3. VOICE MAIL
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
4. KALENDER ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.
Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
5. KONFRENSI AUDIO
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
Daya tarik konfrensi audio :
1.    Biaya peralatan yang diperlukan berada dalam jangkauan hampir semua perusahaan.
2.    Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
3.    Dapat disiapkan dalam beberapa menit.
Membuat konfrensi audio lebih efisien :
1.    Orang yang mengorganisasikan konfrensi harus bertindak sebagai moderator.
2.    Jumlah peserta tidak terlalu banyak.
3.    Salinan dari agenda konfrensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, mungkin dengan menggunakan FAX.
4.    Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya.
5.    Rekaman konfrensi harus disimpan.
6.    Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para peserta.
6. KONFRENSI VIDEO
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Konfigurasi dasar konfrensi video :
•    Video satu arah dan audio satu arah, sinyal video dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerima.
Co. : pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di beberapa tempat.
•    Video satu arah dan audio dua arah, kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
•    Video dan audio dua arah, komunikasi berlangsung dua arah. Cara ini merupakan penggunaan elektronik yang paling mahal.
7. KONFRENSI KOMPUTER
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
8. TRANSMISI FAXIMILE
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
9. VIDEOTEX
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan
10. DESKTOP PUBLISHING
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Aplikasi Desktop Publishing terbagi dalam 3 area :
•    Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
•    Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
•    Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.

ETIKA DAN PROFESIONALISME DALAM TI

Dalam bahasa Yunani, etika berasal dari kata ”Ethos” yang berarti watak kesusilaan atau adat kebiasaan. Sedangkan dalam bahasa latin, etika berasal dari kata “Mos” dan dalam bentuk jamaknya “Mores”, yang berarti adat kebiasaan atau cara hidup seseorang dengan melakukan perbuatan yang baik (kesusilaan) serta menghindari hal-hal tindakan yang buruk. Sehingga dapat disimpulkan bahwa etika merupakan ilmu pengetahuan yang membahas perbuatan baik dan buruk manusia sejauh yang dapat dipahami oleh pikiran manusia.Etika terdiri dari 2 bentuk, yaitu :Etika Umum yaitu etika yang membahas bagaimana seseorang bertindak secara etis.
Etika Khusus yaitu penerapan moral dasar dalam bidang khusus, misalnya dalam bidang bisnis atau bidang lainnya.
Profesionalisme
Profesionalisme merupakan kualitas yang wajib dimiliki oleh setiap eksekutif yang baik. Ciri-ciri profesionalisme adalah :
• Memiliki keterampilan dan kemahiran dalam suatu bidang
• Memiliki ilmu dan pengalaman dalam membaca situasi dan menganalisis masalah agar dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
• Memiliki sikap berorientasi ke depan sehingga dapat mengantisipasi perkembangan lingkungan
• Bersikap mandiri dan terbuka dalam menyimak dan menghargai pendapat orang lain namun cermat dalam memilih yang terbaik bagi diri dan perkembangannya
TSI
TSI (Teknologi Sistem Informasi) merupakan sistem pengolahan data menjadi informasi secara elektronis dengan menggunakan sarana komputer, telekomunikasi atau sarana elektronis lainnya.
Etika & Profesionalisme TSI dibutuhkan agar mampu memetakan permasalahan yang timbul akibat penggunaan teknologi informasi, menginvestasikan dan mendefinisikan etika dalam teknologi informasi serta agar mampu menemukan masalah dalam penerapan etika TSI.
Jadi dalam etika dan profesi dalam teknologi informasi yang pertama adalah harus dapat dipertanggung- jawabkan terhadap pekerjaan itu beserta hasilnya dan juga terhadap dampak dari profesi itu untuk kehidupan orang lain. Kedua, etika profesi harus memberikan kepada siapa saja yang menjadi haknya. Yang terakhir, setiap professional mempunyai dan mendapatkan kebebasan dalam menjalankan profesinya, dapat disimpulkan bahwa Etika & Profesionalisme TSI adalah sikap/perilaku seseorang yang bekerja sesuai aturan/standar moral yang berlaku dalam teknologi sistem informasi.
Etika Profesionalisme IT
Ciri-ciri Profesionalime yang harus dimiliki oleh seorang IT berbeda dari bidang pekerjaan yang lainnya. Ciri-cirinya adalah sebagai berikut :
1. Memiliki kemampuan / keterampilan dalam menggunakan peralatan yang berhubungan dengan bidang pekerjaan IT Seorang IT harus mengetahui dan mempraktekkan pengetahuan IT-nya ke dalam pekerjaannya.
2. Punya ilmu dan pengalaman dalam menganalisa suatu software atau Program.
3. Bekerja di bawah disiplin kerja
4. Mampu melakukan pendekatan disipliner
5. Mampu bekerja sama
6. Cepat tanggap terhadap masalah client.
contoh ciri – ciri profesionalisme di bidang IT adalah :
1. Keterampilan yang berdasar pada pengetahuan teoretis
Profesional diasumsikan mempunyai pengetahuan teoretis yang ekstensif dan memiliki keterampilan yang berdasar pada pengetahuan tersebut dan bisa diterapkan dalam praktek.
2. Asosiasi profesional
Profesi biasanya memiliki badan yang diorganisasi oleh para anggotanya, yang dimaksudkan untuk meningkatkan status para anggotanya. Organisasi profesi tersebut biasanya memiliki persyaratan khusus untuk menjadi anggotanya.
3. Pendidikan yang ekstensif
Profesi yang prestisius biasanya memerlukan pendidikan yang lama dalam jenjang pendidikan tinggi.
4. Ujian kompetensi
Sebelum memasuki organisasi profesional, biasanya ada persyaratan untuk lulus dari suatu tes yang menguji terutama pengetahuan teoretis.
5. Pelatihan institutional
Selain ujian, juga biasanya dipersyaratkan untuk mengikuti pelatihan istitusional dimana calon profesional mendapatkan pengalaman praktis sebelum menjadi anggota penuh organisasi. Peningkatan keterampilan melalui pengembangan profesional juga dipersyaratkan.
6. Lisensi
Profesi menetapkan syarat pendaftaran dan proses sertifikasi sehingga hanya mereka yang memiliki lisensi bisa dianggap bisa dipercaya.
7. Otonomi kerja
Profesional cenderung mengendalikan kerja dan pengetahuan teoretis mereka agar terhindar adanya intervensi dari luar.
8. Kode etik
Organisasi profesi biasanya memiliki kode etik bagi para anggotanya dan prosedur pendisiplinan bagi mereka yang melanggar aturan.
9. Mengatur diri
Organisasi profesi harus bisa mengatur organisasinya sendiri tanpa campur tangan pemerintah. Profesional diatur oleh mereka yang lebih senior, praktisi yang dihormati, atau mereka yang berkualifikasi paling tinggi.
10. Layanan publik dan altruisme
Diperolehnya penghasilan dari kerja profesinya dapat dipertahankan selama berkaitan dengan kebutuhan publik, seperti layanan dokter berkontribusi terhadap kesehatan masyarakat.
11. Status dan imbalan yang tinggi
Profesi yang paling sukses akan meraih status yang tinggi, prestise, dan imbalan yang layak bagi para anggotanya. Hal tersebut bisa dianggap sebagai pengakuan terhadap layanan yang mereka berikan bagi masyarakat.

ANALISIS SISTEM DAN PENGEMBANGAN SISTEM
Oleh  :  Encang Saepudin
Penerapan anaalisis sistem untuk pengembangan sistem informasi biasanya memerlukan jangka waktu yang lebih lama bila dibandingkan dengan pemecahan masalah pada umumnya. Dengan sendirinya hal ini tidak benar untuk semua kejadian. Lagipula, pengembanga sistem informasi dari satu sudut pandangan dapat disebut suatu pemecahan terhadap suatu maslah; artinya, kebutuhan untuk mengetahui dan menyelesaikan permasalahan yang dihadapi. Akan tetapi, untuk dapat lebih baik menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilaksnakan selama pengembangan suatu sistem, kita dapat memperkenalkan tiga tahap:
1         Analisis sistem
2         Perancangan sistem
3         Pelaksanaan sistem
Ketiga tahapan pengembangan sistem ini dilukiskan dalam gambar 2.1 sebagai pembentuk lingkaran kehidupan sistem. Lagipula, kegiatan-kegiatan pekerjaan sistem yang penting yang berhubungan dengan tiap tahap juga ditunjukan dalam gambar ini. Menggunakan paham lingkaran kehidupan merupakan suatu cara yang sangat baik untuk menggambarkan hakikat sistem itu sendiri yang dapat berjalan terus dan dinamis. Selain itu paham linghkaran kehidupan memberikan suatu tinjauan tentang metodologi pengembangan sistem kepada kita.
Sumber: Burch danStrater 1974: 12
Gambar 2.1:
Sebuah ilustrasi siklus kehidupan sistem informasi dan kegiatan-kegiatan pokok dihubungkan dengan tiap-tiap tahap siklus kehidupan
Seperti halnya dengan setiap kesatuan yang dinamis kegunaan keluaran sistem informasi, efisien pelaksanaannya, dan pelaksanaan sistem secara keseluruhan, dapat berbeda banyak sepanjang waktu. Akibatnya sistem informasi dapat mengalami kemundurun, keusangan, dan akhirnya penggantian.Akan tetapi jarang sistem informasi itu secara keseluruhan dilaksanakan pada satu hal tepat pada waktunya. Akibatnya, bagian sistem informasi, atau suatu subsistem dalam organisasi, lebih mungkin harus diperbaiki atau dibangun kembali secara terus menerus.
1. Informasi
1.1  Jenis Informasi
Untuk memudahkan dan mengurangi kerumitan pekerjaan informasi maka dilakukanlah pendekatan sistem. Untuk memudahkan dan mengurangi kerumitan menelaah data yang demikian beragam dan banyaknya data yang harus ditangani oleh organisasi, maka data yang ada dalam tiap organisasi dapat dikelompokan menjadi dua jenis yaitu data subtantif dan data Fasilitatif.
1.       Informasi substantif adalah informasi yang berkaitan dengan kegiatan substantif. kegiatan substantif adalah kegiatan popkok dari suatu organisasi, sesuai dengan tujuan utama dari organisasi bersangkutan. Contoh kegiatan pokok dari departemen pertanian dan organisasi swasta argobisnis adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan pertanian dan kegiatan.
2.       Informasi Fasilitatif adalah iformasi yang berkaitan dengan kegiatan fasilitatif. kegiatan fasilitatif adalah kegiatan pendukung dari suatu organisasi. Contoh  kegiatan fasilitatif dari departemen pertanian adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan kesekertariatan, keuangan, kepersonaliaan, pusat pengolahan data, dan kemasyarakatan.
Selain itu, Jenis informasi dapat dikelompokan berdasarkan isi informasi, bentuk informasi, dan keluran informasi.
1.       Isi Informasi
Informasi biasanya disebut berdasarkan isi pokok atau subjek tersebut adalah mengenai suatu kegiatan atau bidang kegiatan tertentu, mulai dari tingkat subjek yang luas sampai tingkat subjek yang sempit
2.       Bentuk Informas
Berdasrkan pada bentuknya maka informasi dapat di bedakan dalam delapan bentuk informasi, yaitu:
a.       Informasi Uraian
Informasi uraian adalah informasi yang disajikan dalam bentuk uraian cerita yang panjang atau singkat yang berisikan kalimat-kalimat yang ringkas dan jelas. Informasi ini bisa dalam bentuk laporan, notulen, surat atau memo.
b.       Informasi Rekafitulasi
Informasi rekapitulasi adalah informasi ringkas dengan hasil akhir dari suatu perhitungan (kalkulasi) atau gabungan perhitungan yag berisikan angka-angka yang disajikan dalam bentuk-bentuk kolom. Contoh dari informasi ini adalah neraca, kuitansi, rekening, daftar pembelian, daftar penjualan, kalkulasi harga.
c.       Informasi gambar
Informasi gambar (bagan) adalah informasi yang dibuat dalam bentuk gambar atau bagan, misalnya gambar konstruksi dan bagan organisasi.
d.      Informasi Model
Informasi model adalah informasi dalam bentuk formulir dengan model-model yang dapat memberikan nilai ramalan atau prediksi dan nilai-nilai lain seperti nilai hasil pemecahan persoalan yang optimal sebagai alternative bagi pembuat keputusan. Dengan model yang memberikan nilai ramalan, manajemen dapat meramalkan jauh beberapa tahun ke depan berbagai dampak positif dan negatif yang mempengaruhi keputusan yang dibuat. Misalnya perhitungan keuntungan bank dalam lima tahun bilaman alternative model A yang dipilih sebagai keputusan perencanaan.
e.       Informasi Statistik
Informasi statistik adalah informasi yang disajikan dalam bentuk angka yang ditunjukan dalam bentuk grafik atau tabel. Dari pengolahan statistik dapat disediakan informasi dalam bentuk nila-nilai koevisen seperti variasi, korelasi, determinasi, dan regresi mengenai penyajian informasi.
f.        Informasi formulir
Informasi formulir adalah informasi yang dibuat dalam bentuk formulir dengan format (kolom) isian yang sudah ditentukan dan yang disesuaikan dengan keperluan kegiatan masing-masing.
g.       Informasi Animasi
Informasi animasi adalah informasi yang dalam bentuk animasi dengan suara dan video. Informasi ini juga dapat disebut informasi multimedia. Bila Koran adalah salah salah satu bentuk media cetak, maka dengan kemajuan tekhnologi multimedia, kida dapat melihat video sebuah pristiwa beserta berita yang pernah dimuat di media cetak melalui komputer pribadi. Dikatakan bahwa buku-buku teks yang tebal sudah digantikan oleh Compach Disk (CD) bergaris tengah 5,25 inci. Misalnya 21 jilid ensikolopedi (10 juta kata) bisa dikemas dalam CD tersebut, dengan ditambah tayangan gambar bergerak (video) suara, grafik, dan banyak lagi data yang bisa menarik di dalamnya
h.       Informasi Simulasi
Informasi simulasi adalah informasi mengenai suatu kegiatan nyata pada suatu situasi atau peralatan yang dimuat dalam bentuk serupa tetapi dengan ukuran kecil atau dengan layar komputer menjadi mirip seperti ukuran sebenarnya. Misalnya simulasi untuk pendiddikan pilot pesawat terbang dengan perangkat lunak khusus.
1.2 Stuktur Informasi
Informasi menurut Gordon B. davis dalam bukunya berjudul Managemen Information sistem adalah ”data yang sudah diproses menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai, dan mempunyai nilai pikir yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk prospek masa depan”. Definisi tersebut menekankan kenyataan bahwa data harus diproses dengan cara-cara tertentu untuk menjadi informasi dalam bentuk dan nilai yang berguna bagi pemakai.
Masing-masing manajemen akan menggunakan bentuk informasi yang sesuai degan keperluan masing-masing. Karena itu terdapat bermacam-macam cara pengelompokan informasi. Pada gambar berikut diperlihatkan secara kontras segi bisnis suatu informasi secara berkesinambungan degan manajemen lini atas (strategis) di satu sisi dan manjemen lini bawah  (teknis) di sisi lain. Manajemen lini tengah (teknis, sebagaimana biasa, selalu berada diantara keduanya dengan bentuk informasi yang berada di antara kedua tingkatan (lihat gambar 2.3).
Faktor-faktor yang terlihat pada gambar di atas adalah saling berhubungan. Misalnya, informasi yang tidak berstruktur adalah struktur diprogramkan. Informasi struktur mengikuti suatu irama dengan pola pengulangan yang sama, dan terjadi pada periode waktu yang dapat ditentukan
Informasi untuk keperluan perencanaan (lini atas) lebih berorientasi pada masa depan, karena itu tidak pasti bila dibandingkan dengan informasi untuk keperluan tingkat manajemen lini bawah. Itu tidak sepenuhnya berarti bahwa manajemen lini atas tidak memerlukan informasi masa lalu sebagai hasil operasional. Informasi hasil informasi-informasi masa lalu harus dilihat dari sudut kondisi eksternal dan lokasi pasar dimana organisasi berkompetisi. Focus dari manajemen lini atas adalah pada perencanaan dan kebijakan masa depan. Berikut ini diterangkan pada gamabar matriks yang memeprlihatkan perbedaan antara informasi internal dana informasi eksternal (lihat gambar 2.4).
Internal
eksternal    Pelaporan    proses
A    B
C    D
Sumber: Zulkifli: 1997: 291
Gambar 2.4:  Matriks informasi.
Informasi internal adalah suatu produk sampingan (by-produch) yang terjadi karena adanya kegiatan operasional umum atau biasa (normal) suatu organisasi. Informasi yang diolah dari catatan pemakaian persediaan minggu lalu adalah merupakan contoh jenis informasi internal. Informasi internal umumnya bersifat historis, statis dan factual (fakta). Hal itu jelas terlihat pada matriks di atas, sebagaimana pada kategori A dimana informasi adalah sebagai hasil laporan dan bukan terjadi sebagai proses statistik.
Bila informasi terbatas untuk keperluan laporan dan tidak diupyakan misalnya dibuat dalam bentuk statistik yang menggambarkan korelasi data, maka itu berarti informasi laporan data internal. Tetpi bila pemakaian persediaan dibuat secara statistik untuk pola pemakaian masa depan, makaini contoh dari informasi kategori B, yaitu sebagai informasi internal yang diproses secara statistik.
Informasi eksternal adalah informasi yang bersumber dari data di luar kegiatan operasional organisasi. Contohnya adalah pertumbuhan penduduk pada pasar yang dilayani organisasi, atas perubahan-perubahan kelompok pasar. Kategori C adalah informasi laporan data, tetapi sudah dianalisis secara statistik. Kategori D adalah informasi hasil penggunaan jenis teknik matematika untuk menganalisis dan mengkorelasikan data.
Ramalan penjualan yang memproyeksikan masa depan dengan berdasarkan pada sejarah perkembangan penjualan merupakan informasi kategiri B. dan ramalan penjualan yang memasukan juga statistik-statistik kecenderungan-kecenderungan pasar eksternal merupakan informasi kombinasi B dan D.
Untuk informasi yang relative paling banyak menggunakan alat pengolah komputer adalah terssusun sesuai urutan abjad masing-masing nama kategori, yaitu:
1.    Informasi A lebih banyak dari informasi B
2.    Informasi B lebih banyak dari informasi C
3.    Informasi C lebih banyak dari informasi D
Berikut ini dikemukakan kebutuhan umum ketiga tingkat manajer terhadap jenis informasi internal dan eksternal. Dari gambar telihat bahwa kebutuhan informasi eksternal adalah banyak pada manejer lini atas, sedang pada menejer lini tengah, dan sedikit pada manejer lini bawah. Sedangkan kebutuhan akan informasi internal adalah sedikit pada menejer lini atas, sedang pada menejer lini tengah, dan banyak pada manejer lini bawah. (lihat gambar 2.5).
Sumber: Zulkifli: 1997: 293
Ganbar 2.5: Keperluan manajer akan informasi
Sebagai gambaran umum berikut ini di sajikan gambar kebutuhan informasi tingkat manajer.
1.3 Keluaran Informasi
Pengelompokan informasi berdasarkan hasil olahan komputer yaitu sebagai keluaran (output) komputer umumnya dibagi menjadi dua bentuk, yaitu Laporan dan Jawaban pertanyaan.
a.       Laporan
Umumnya laporan diklasipikasikan menurut waktu penerbitanya atau menurut tujuan penggunaanya.
Ada lima kategori umum laporan:
1         Lporan periodik (periodic report).
Disebut juga laporan terjadwal  (scheduled report). Laporan ini diproduksikan interval tetap atau regular (harian, mingguan, bulanan, dan lain-lain) dan menggambarkan informasi rutin dalam bentuk detail maupun kesimpilan. Contohnya anatara lain adalah laporan penjualan, laporan keuangan, catatan inventarisasi, dan laporan penggajian
2         Laporan Atas Permintaan.
Kadang-kadang disebut laparan sebagai tidak terjadwal (unscheduled reports), yang diproduksi hanya bila diminta oleh manajemen.
3         Laporan Perkecualian (exeption reports).
Laporan ini dibuat secra otomatis oleh sistem informasi bila situasi kekecualian terjadi yang memerlukan perhatian manajemen. Laporan ini biasanya dibuat karena situasi atau kondisi yang tidak memuaskan, misalnya, situasi dimana biaya-biaya actual secara signifikan lebih besar dari biaya-biaya yang dianggarkan atau bila produksi jatuh di bawah tingkat yang sudah ditetukan sebagai tingkat yang dapat diterima.
4         Laporan special.
Laporan ini disiapkan untuk keperluan bersipat informasi yang tidak terantisipasi. Laporan special diminta sebagai hasil dari beberapa kejadian yang signifikan tetatapi sama sekali tidak terduga sebelumnya. Misalnya, penemuan bahaya pada substansi yang dapat mengancam proses pekerjaan manufaktir sehingga pihak manajemen meminta laporan khusus yang berisikan daftar ketidak hadiran dan klaim kesehatan oleh personel yang bertanggunga jawab terhadap substansi bersangkutan. Laporan special berbeda dengan laporan perkecualian karena laporan khusus tidak otomatis dibuat oleh sistem informasi.
5         Laporan frediktif
Laporan ini disiapkan dengan menggunakan teknik analis statistik, simulasi atau model. lapoan prediktif mencoba meramalkan kecenderungan masa depan. Contohnya adalah proyeksi personil yang dipersyaratkan, etimasi kebutuhan capital jangka panjang, dan neraca proyeksi keuangan.
b. Jawaban Pertanyaan
Sebagai alternatif lain dari laporan pada sistem informasi, maka pemakai dapat juga mengajukan pertanyaan (inquiries) secara online dengan model interaktif. Komponen informasi penting untuk keperluan jawaban pertanyaan, biasanya adalah database atau sisitem database.
Pertanyaan dapat dijawab dalam beberapa detik, dibandingkan dengan waktu yang lama yang biasanya dalam pembuatan laporan. Sekarang pemakai dapat dipermudah dengan penggunaan bahasa non prosedur (nonprocedural language) pada perangkat lunak komputer. Sebelumnya pemakai agak sukar menggunakan bahassa prosedur (procedural language) sperti BASIC, COBOL, FORTRAN, ALGOL, PL/I, dan sebagainya.
1.4 Tingkat Informasi
Sebagimana telah dijelaskan di depan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah dalam bentuk tertentu sesuai dengan keperluan pemakaian informasi tersebut. Kalau data umumnya berada pada tingkat teknis, maka informasi umumnya berada pada tingkat manajemen. Informasi dipakai untuk keperluan manajer. Manajer dalam organisasi terdiri dari manajer lini bawah, lini tengah, dan lini atas. Oleh karena itu, dipandang dari sudut tingkat manejer, informasi dapat dibagi menjadi:
1. Informasi manejer lini bawah
2. Informasi manejer lini tengah
3. Informasi manejer lini atas
Ketiga jenis informasi tersebut tergantung tujuan organisasi yang di terjemahkan dalam bentuk kegiatan unit kerja masing-masing sebagai bagian dari organisasi. Kegiatan setiap unit organisasi dapat dimulai dari manajmen lini atas bergerak ke bawah pada manajemen lini tengah, ke bawah lagi ada manajemen lini bawah, dan sampai pada kegiatan operasional di lini opersional. Kegiatan beberapa manajemen tersebut meluputi penjabaran fungsi-fungsi manajemen yang umum kita kenal antara lain perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggiatan (actuating), pengawasan (controlling), pengarahan (directing), pengkoordinasian (coordinating), penganggaran (budgething), penyususnan personel (staffing), pemotipasian (motivating), dan sebaginya.
Kegiatan operasional organisasi dilakukan oleh lini operasional masing-masing unit kerja yang pada piramida organisasi terletak paling bawah yaitu terletak pada manajemen lini bawah. Berdasarkan kegiatan tersebut, berarti mengalirnya arus informasi adalah mulai dari atas berdasarkan arahan dari orang yang di atasnya. Tetapi pada pekerjaan informasi, umunya dimulai dari bawah kemudian ke atas karena informasi berasal dari data yang sudah diolah.
Berikut ini dicantumkan  contoh jenis informasi yang sesuai dengan tinkat (level) kegiatan dan jenjang data masing-masing.
1.   Informasi Manajer lini Bawah
Manajer lini bawah berkonsentrasi pada perencanaan operasional harian. Karena itu sifat informasi atau laporan pada lini ini adalah  informasi harian yang didasakan pada kegiatan lini operasinal. Ini adalah kelompok manajer terbanyak dalam organisasi. Informasi manajer lini ini pada umumnya laporan harian atau laporan satu perkembangan kegiatan tertentu dari suatu kegiatan organisasi.
2.   Informasi Manajer Lini Tengah
Manajer ini tengah berkonsentrasi pada perncanaan teknis (tactical plans) atau perencanaan jangka menengah. Manajer tingkat ini terlibat dengan masalah apa yang akan dikerjakan oleh organisasi dalam jangaka waktu satu smpai lima tahun ke depan. Mereka memantau kinerja manajer lini bawah dan mengontrol kegiatan yang menggerakan organisasi menuju sasaran yang telah dibuat oleh manajer atas. Sifat informasi pelaporan lini ini adalah bulanan sesuai dengan kegiatan pokok beberpa manajer bawahannya.
3.  Informasi Manajer Lini Atas
Manajer lini atas berkonsentrasi pada perencanaan strategi (strategic plans) atau perencanaan jangka panjang. Tingkat ini berorientasi ke masa depan organisasi dan memantau kinerja personal kunci (manajer tengah) yang akan menjalankan perencanaan tersebut. Tugas manajer tingkat atas tertuma berkaitan dengan perencanaan kegiatan organisasi untuk masa lima tahun atau lebih ke depan, mengkoodinasikan keseluruhan  unit organisasi, membuat kebijakan utama, dan berhubungan denga organisasi lain dan kejadian eksternal. Sifat informasi atau laporan pada lini ini adalah bulanan campuran kegiatan manajer lini tengah bawahannya.
1.5 Nilai Informasi
Manfaat informasi adalah untuk membantu memberi kejelasan dari sesuatu yang tidak pasti atau untuk mengurangai ketidakpastian tersebut, sehingga manusia dapat membuat sesuatu keputusan dengan kepastian yang lebih baik dan menguntungakan. Berikut gambar 2.7 yang menggabarkan  nilai informasi yang dapat membuat dan menentukan keputusan  atau tindakan yang menguntungkan.
Teknik membuat keputusan
Informasi keluaran dari hasil pengolahan data
Ketidak pastian
Tindakan yang menguntungkan
Keputusan
Sumber: Zulkifli: 1997: 315
Gambar 2.7. Nilai informasi
Dapat dikatakan bahwa informasi adalah alat bantu untuk mengurangaiketidak pastian. Makin besar bantuannya untuk mengurangi ketidakpastian makin tinggi nilai informasi tersebut.
Data dan informasi merupakan bukti, rekaman, atau catatan kegiatan yang diperlukan oleh unit kerja pembuat data dan informasi itu sendiri, serta unit-unit kerja lain dalam organisasi yang sama. Bahkan dapat diperlukan pula diperlukan oleh organisasi-organisasi lain sebagai alat bantu kelancaran kegiatan organisasinta.
Sebagaimana kita ketahui bahwa, ledakan informasi merupakan problema nyata pada era komputerisasi yang berkembanga cepat. Keperluan akan informasi sudah dikenal benar dan bukan jumlah informasi yang penting tetapi nilainya. Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristik, yaitu:
1.   Ketelitian
Ketelitian atau akurasi dapat didepinisikan sebagai perbandingan dari informasi yang benar dengan jumlah seluruh informasi yang dihasilkan pada suatu proses pengolahan data tertentu. Misalnya dari 1000 lembar cek gaji tiap bulan yang diproses dengan komputer terdapat 980 lembar yang angkanya benar, maka dikatakan bahwa tingkat ketelitian adalah 0,98 atau 98%.
Suatu presentasi nilai akurasi terhitung baik atau kurang baik tergantung pada nilai atau tingkat ketelitian yang diperlukan dalam kegiatan bersangkutan. Untuk pembayaran gaji, kesalahan 20 lembar cek tidak dapat diterima, tetapi untuk invenarisasi suku cadang yang murah- nilai 98% akurat trmasuk sanagat baik.
Ketidak telitian merupakan kesalahan manusia atau mesin yang berfungsi kurang baik. Kesalahan manusia dalam mendesain sistem, mengoperasikan mesin, menyiapkan data masukan, dan lain,lain, sering merupakan penyebab untuk terjadinya ketidak telitian informasi yang dihasilkan.
2. Ketepatan Waktu
Ketepatan waktu merupakan karakteristik informasi lainnya yang penting. Bukan hanya bernilai baru atau lama, tetapi tepat waktu atau setidaknya saat informasi digunakan. Kendatipun informasinya akurat tetapi kalau diterimanaya atau diketahuinya terlambat tentu saja sudah tidak berguna. Akurasi saja tidaklah cukup. Seperti halnya pada faktor ketelitian, ketepatan waktu dari suatu informasi pun sangat tergantung kepada keperluan akan informasi bersangkutan.
3. Kelengkapan
Kadang-kadang manajer menghadapi suatu keputusan yang harus dibuat dengan informasi yang teliti, waktu yang tepat, tetapi informasinya tidak lengkap, contoh informasi yang tidak lengkap cukup banyak. Misalnya seorang manajer mendapat undangan rapt. Jenis dan masalah rapat masih ingat, jam dan hari rapat pun nmasih ingat. Tetapi karena undangan tidak dibawa maka tempat rapat  diselenggarakan tidak diingat. Itu salah satu contoh ketidak lengkapan informasi, seringkal ikegiatan bisnis yang memerlukan pengambilan keputusan yang secara cepat menjadi tertunda karena hanya kurang lengkapnya informasi yang ada.
4. Ringkas
Karena sering menghadapi masalah kurang lengkapnya informasi maka sering terjadi dalam penyediaan suatu informasi diupayakan secara berkelabihan. Informasinya terlalu rinci, sehingga manajer yang akan mengambil keputusan berdasarkan informasi tersebut menjadi bingung. Karena itu informasi yang bernilai untuk manajer adalah informasi yang ringkas dan langsung mengenai sasaran yang diperlukan (to the poin), laporan yang diberikan hendaklah ringkas dan jelas, tidak bertele-tele dan berlebihan, baik isi maupun bahasanya.
Informasi yang bernilai lebih cenderung bersifat seperti suatu kesimpulan, dan akan lebih jelas dan bernilai tinggi bila dapat disertai dengan bagan, gambar, grafik, tabel, dan bentuk statistik lainnya.
5. Kesesuaian
Informasi yang bernilai tinggi tentu saja mempersyarakatkan pula unsur kelima yaitu sesuai (relevan). Informasi hendaklah sesuai dengan keperluan pekerjaan atau keperluan manajemen.
Informasi hendaklah sesuai (relevan) dengan tujuan yang akan di capai. Data yang sama seringkali perlu diolah secara berbeda untuk memperoleh informasi yang sesuai dengan keperluan unit masing-masing
Suatu informasi baru dapat dikatakan bernialai bila mempunyai lima unsusr karakteristik seperti tersebut di atas. Tinggi atau rendahnya tergantung kepada komposisi atau gabungan nilai dari kelima unsusr dan meratanya nilai masig-masing unsur bersangkutan. Nilai tertinggi tentu saja 100%. Nilai informasi dapat merupakan gabungan dari nilai kuantitatif dan nilai kualitatif.
1.6  Tindak Lanjut Informasi
Informasi adalah hasil dari pengolahan data. Informasi tersebut dapat dalam bentuk fisik dan nonfisik. Informasi bentuk fisik adalah informasi yang sudah dicetak  diatas kertas dalam bentuk “print-out” atau “hardcopy”. Sedangkan informasi bentuk nonfisisk adalah informasih yang masih berada dalam komputer yaitu pada ”harddisk” dan media komputer lainnya seperti disket dan pita magnetik. Sesudah informasi tersbut dihasilkan masih tredapat kegiatan lanjutan yang dilakukan terhadap informasi, yang disebut sebagi kegiatan. Tindak Lanjut Informasi (Information follow-up)  tersebut adalah.
1. komunikasi
Informasi dapat di komunikasikan untuk keperluan internal dan eksternal organisasi. Komunikasi internal adalah komunikasi antarorganisasi sendiri, baik pusat, cabang, maupun perwakilan-perwakilan. Komunikasi eksternal adalah komunikasi dengan organisasi-organisasi lain dan pelayanan pelanggan. Komunikasi internal dan eksternal tersebut dapat dilakukan dalam bentuk komunikasi langsung dan komunikasi tidak langsung.
Mengkomunikasikan informasi dapat dilakukan dalam bentuk
1.       Rapat
2.       Pelaporan
3.       Arus informasi rutin (flow of information),
4.       Pengiriman
Pada rapat, informasi dapat disampaikan atau disajikan secara lisan atau tertulis (hasil cetak) dengan alat Bantu audio visual aid/AVA atau komputer. AVA adalah alat Bantu yang dapat dipandang dan didengar seperti film, filmstrip, rapat dapat berlangsung dalam satu ruangan atau jarak jauh (teleconference).
Pelaporan informasi umumnya dilakukan oleh bawahan kepada atasan. Pelaporan dapat dilakukan secara berhadapan, jarak jauh, tertulis, atau pelaporan jarak jauh antar komputer.
Mengkomunikasikan informasi melalui kegiatan arus informasi rutin dapat mengalir secara horizontal dan vertical. Arus informasi horizontal adalah arus informasi yang berjalan mendatar antara unsur atau unsur setingkat. Arus informasi vertical adalah arus informasi yang mengalir dari bawah ke atas (upward/bottom-up) dan dari atas ke bawah (down ward/top down). Arus informasi dapat dialirkan dalam bentuk dokumen tertulis dan AVA atau antarkomputer melalui sebuah jaringan.
Ada dua macam pengiriman informasi yaitu, pengiriman fisik dan pengiriman nonfisik. Pengirim fisik informasi anatara lain dpat dilakukan dengan pos, kurir, faksimili. Disamping pengirimkan fisik dokumen dengan pos, kurir, faksimil, informasi dapat dikirim melalui telex, telegram atau antarkomputer dengan surat elektronik (electronic mail/e-mail).
2. Penyimapanan
Menyimapan informasi dalam file-file seperti di kotak-kotak atau di cabinet arsip dan lain-lain. Untuk keperluan pemakaian waktu yang akandatang disebut penyimpanan (storing). Penyimpanan informasi perlu dilakukan bila informasi tersebut bernilai tinggi dan masih akan dipakai  sebagai bahan bukti, alat bantu ingatan, atau referensi. Penyimpanan dapat disesuaikan dengan media informasi itu berada. Media tersebut umumnya dari kertas, AVA atau media komputer.
3. Penemuan Kembali
Mencari kembali data dan informasi yang sudah disimpan, bila diperlukan oleh manajemen atau untuk keperluan pekerjaan di sebut penemuan kembali (retrieving). Cara (motode) penemuan kembali tersebut tergantung kepada cara penyimpanan yang digunakan. Untuk penyimpanan manual pencarian dapat dilakukan petugas sesuai dengan sistem penyimpanan masing-masing, misalnya menurut nama, subjek, geografis atau nomor.
Untuk data dan informasi yang dimasukan dalam komputer, maka keperluan akan informasi dapat dicari melalui prosedur komputer, bila memerlukan fisik informasinya, kita dapat menggunakan indeks atau kode penyinpanan yang diprogramkan pada komputer, sehingga tempat atau lokasi fisik informasinya disimpan dapat  diketahui dan ditemukan.
4. Reproduksi
Sering kali informasi yang dihasilkan perlu diperbanyak untuk keperluan penyebaranya. Memeprbanyak informasi tersebut disebut reproduksi. Tergantung kepada masing-masing, maka pekerjaan reproduksi dapat dilakuakan secara manual, mesin manual, mesin listrik, atau komputer.
Kegiatan-kegiatan tindak lanjut  terhadap keluaran informasi tersebut di atas tidak termasuk sebagai pekerjaan pengolahan data, karena sudah merupakan pekerjaan informasi.

SISTEM BASIS DATA

Sistem berkas atau pengarsipan adalah :Suatu system untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file yang digunakan.
Basis data (bahasa Inggris: database), adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik dan saling berhubungan satu sama lain/DBMS.
DBMS adalah paket perangkat lunak yang didesain untuk melakukan penyimpanan dan pengaturan basis data.
Ciri-ciri data didalam database :
Database merupakan kumpulan dari berbagai macam file dari aplikasi-aplikasi yang berbeda, yang disusun dengan cara menghilangkan bagian-bagian yang rangkap (redundant).

HARDWARE
Terdiri dari semua peralatan perangkat keras komputer yang digunakan untuk pengelolaan sistem database berupa:
Peralatan untuk penyimpanan database, yaitu secondary storage (harddisk, disket, flash disk, CD)
Peralatan input (keyboard, scanner, kamera digital) dan output (printer, layar monitor)
Peralatan komunikasi data (ethernet card, modem)

SOFTWARE
Berfungsi sebagai perantara (interface) antara pemakai dengan data physik pada database.
Software pada sistem database dapat berupa:

• Database Management System (DBMS), yang menangani akses terhadap database, sehingga pemakai tidak perlu memikirkan proses penyimpanan dan pengelolaan data secara detail
• Program-program aplikasi dan prosedur-prosedur User.

Pemakai database dibagi atas 3 klasifikasi, yaitu:

1. Database Administrator (DBA), yaitu: Orang/team yang bertugas mengelola sistem database secara keseluruhan.
2. Programmer, yaitu: Orang/team yang bertugas membuat program aplikasi yang mengakses database, dengan menggunakan bahasa pemrograman, seperti Clipper, VB, Oracle baik secara batch maupun online untuk berinteraksi dengan komputer.
3. End-user, yaitu: Orang yang mengakses database melalui terminal, dengan menggunakan query-language atau program aplikasi yang dibuatkan oleh programmer.

TUJUAN SISTEM BASIS DATA

• MENCEGAH DATA REDUDANCY DAN INCONSISTENCY
• MEMPERMUDAH DALAM MELAKUKAN AKSES TERHADAP DATA
• MEMPERTIMBANGKAN DATA ISOLATION
• MENCEGAH CONCURENT ACCESS ANOMALY
• MEMPERTIMBANGKAN MASALAH KE-AMANAN DATA
• MEMPERTIMBANGKAN MASALAH INTEGRITAS

Kelebihan Sistem Basis Data

1. Kecepatan dan kemudahan (speed) dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan metematika.
2. Kebersamaan pemakai. Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user san banyak aplikasi. Untuk data-data yang diperlukan oleh banyak orang/bagian. Tidak perlu dilakukan pencatatan dimasing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai bersama.
3. Pemusatan control data karena cukup dengan satu basis data unutk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakuan di satu tempat saja.
4. Efesiensi ruang penyimpanan (space). Dengan pemakain bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan diberbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan data yang dimilikioleh sebuah organisasi.
5. Keakuratan (Accuracy) Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antara data, dan lain-lain, dapat menekan keakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data.
6. Ketersediaan (availability) Dengan basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke tempat lain.

Kekurangan Sistem Basis Data
1. Lebih Mahal
2. Proses back up cukup memakan waktu.
3. Bila ada akses yang tidak benar, kerusakan dapat terjadi.
4. Sistem lebih rumit, sehingga memerlukan tenaga spesial.
Model Entity Relationship
Adalah representasi logika dari data
pada suatu organisasi atau area bisnis
tertentu dengan menggunakan Entity
dan Relationship.

• Entitas, Sekumpulan obyek yang mempunyai karakteristik sama dan bisa dibedakan dari lainnya. Obyek dapat berupa barang, orang, tempat atau suatu kejadian                                                  Missal : pegawai, mobil, nilai dsb.
• Atribut, Deskripsi data yang bisa mengidentifikasikan entitas                                                               Misal : entitas mobil adalah no. mobil, merk mobil, warna mobil dsb.
• Field, Lokasi penyimpanan untuk salah satu elemen data Atribut.
• Record, Kumpulan dari field yang berhubungan satu sama lain .
• File, Kumpulan dari record yang menggambarkan himpunan Entitas
• Basis Data, Kumpulan file yang digunakan oleh program aplikasi serta membentuk hubungan tertentu di antara record-record di file-file tersebut
• Key
• Elemen Record yang dipakai untuk menemukan Record tersebut pada waktu akses
• Jenis-jenis key

Primary key, and Secondary key.
OTOMATISASI KANTOR (OA)
OTOMATISASI KANTOR, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.
SISTEM ELEKTRONIK FORMAL, didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.
SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL, tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.
Para pengguna OA :
1.    Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2.    Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan      pegawai administrasi.
3.    Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
4.    Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
APLIKASI OTOMATISASI KANTOR :
•    Pengolahan kata (word Processing).
•    Surat elektronik (electronic mail).
•    Voice mail.
•    Kalender elektronik (electronic calendaring).
•    Konfrensi audio.
•    Konfrensi video.
•    Konfrensi komputer.
•    Transmisi faximile (FAX)
•    Videotex.
•    Desktop publishing.
PENGOLAHAN KATA Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak .
Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. SURAT ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional.
3. VOICE MAIL
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
4. KALENDER ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.
Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
5. KONFRENSI AUDIO
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
Daya tarik konfrensi audio :
1.    Biaya peralatan yang diperlukan berada dalam jangkauan hampir semua perusahaan.
2.    Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
3.    Dapat disiapkan dalam beberapa menit.
Membuat konfrensi audio lebih efisien :
1.    Orang yang mengorganisasikan konfrensi harus bertindak sebagai moderator.
2.    Jumlah peserta tidak terlalu banyak.
3.    Salinan dari agenda konfrensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, mungkin dengan menggunakan FAX.
4.    Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya.
5.    Rekaman konfrensi harus disimpan.
6.    Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para peserta.
6. KONFRENSI VIDEO
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Konfigurasi dasar konfrensi video :
•    Video satu arah dan audio satu arah, sinyal video dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerima.
Co. : pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di beberapa tempat.
•    Video satu arah dan audio dua arah, kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
•    Video dan audio dua arah, komunikasi berlangsung dua arah. Cara ini merupakan penggunaan elektronik yang paling mahal.
7. KONFRENSI KOMPUTER
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
8. TRANSMISI FAXIMILE
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
9. VIDEOTEX
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan
10. DESKTOP PUBLISHING
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Aplikasi Desktop Publishing terbagi dalam 3 area :
•    Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
•    Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
•    Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.